Ako sa pripraviť na efektívny finančný audit

​

Efektívne plánovanie termínov auditu, či už ide o predbežný alebo hlavný audit, je kľúčové pre úspešné vykonanie celého procesu. Tento krok vyžaduje dôkladnú koordináciu medzi audítorom a spoločnosťou, aby sa zabezpečila plynulá spolupráca a minimalizovali sa potenciálne prekážky v priebehu auditu. Vhodný termín auditu závisí od rôznych faktorov, pričom medzi najdôležitejšie patrí pracovná vyťaženosť spoločnosti a dostupnosť audítorského tímu.

Spoločnosti, najmä väčšie organizácie alebo tie, ktoré operujú v dynamických odvetviach, sa počas roka zvyčajne stretávajú s vysokým objemom každodenných úloh a termínov, vyžadujúcich značné množstvo času a zdrojov. Interný mesačný reporting, výpočet miezd, príprava DPH priznania a ďalšie pravidelné finančné činnosti sú pre spoločnosť prioritné úlohy, ktoré môžu kolidovať s časovými nárokmi auditu.

Na druhej strane audítor čelí výzve zabezpečiť dostatočné a vhodné personálne obsadenie pre konkrétnu zákazku. Koordinácia medzi viacerými zákazkami môže byť výzvou, pretože jednotlivé zákazky na seba nadväzujú, často bez jediného voľného dňa medzi nimi, a tak aj malý posun v termíne môže spôsobiť konflikt v plánovaní a oneskorenie. Okrem toho, ak ide o hlavné obdobie predauditov či auditov, kedy je počet zákaziek vyšší (napríklad počas októbra či novembra a počas prvých mesiacov nasledujúceho roka) a zákazka sa tzv. preplánuje na poslednú chvíľu, nemusí byť audítor schopný zabezpečiť rovnaké zloženie tímu resp. môže byť zložité zabezpečiť optimálne personálne obsadenie, čo môže ovplyvniť časovú efektívnosť auditu.

Aby sa predišlo týmto problémom a zabezpečila sa hladká realizácia auditu, je potrebné začať plánovanie termínov v dostatočnom predstihu. To umožňuje flexibilne prispôsobiť dostupnosť audítorského tímu a koordinovať s časovým harmonogram spoločnosti, aby sa zabezpečilo, že všetky procesy budú vykonávané v súlade s plánom a očakávaniami oboch strán. Včasná komunikácia medzi audítorom a vedením spoločnosti je kľúčová, pretože umožňuje efektívne prerozdelenie zdrojov a riešenie prípadných kolízií v termínoch. Okrem toho je vítané zahrnúť aj možnosť náhradných termínov, ktoré umožnia flexibilitu pri nepredvídaných okolnostiach.

Príprava podkladov je ďalším dôležitým prvkom v prípravnej fáze auditu. Audítor zvyčajne zašle klientovi zoznam potrebných podkladov v dostatočnom predstihu pred začiatkom auditu. Včasné doručenie zoznamu podkladov poskytuje klientovi potrebný čas na ich dôkladné preskúmanie, aby sa mohol s nimi oboznámiť, priradiť úlohy zodpovedným osobám v rámci organizácie a v prípade potreby si vysvetliť nejasnosti alebo doplniť neúplné informácie ešte pred začiatkom auditu.

Poskytnutie podkladov v predstihu nie je len otázkou časového komfortu, ale aj spôsobom, ako zvyšovať efektívnosť celého auditu. Ak sú podklady pripravené a doručené audítorovi včas, znižuje sa riziko meškania v priebehu auditu, čo umožňuje audítorom dôkladne preskúmať požadované dokumenty a identifikovať prípadné nezrovnalosti či otázne body skôr, než sa začnú vykonávať konkrétne procedúry. Tento proaktívny prístup môže výrazne ušetriť čas a minimalizovať zdržania, ktoré by mohli vzniknúť počas samotného auditu.

Odporúčaný formát podkladov by mal byť prispôsobený charakteru dokumentov a ich povahe. Pre právne záväzné dokumenty, ako sú zmluvy, potvrdenia o prevzatí alebo iné oficiálne dokumenty, je najvhodnejší scan v PDF formáte, ktorý zabezpečuje ich nemennosť a ochranu pred neautorizovanými úpravami. Pre číselné údaje, tabuľky, finančné analýzy a ďalšie kvantitatívne podklady je optimálny formát Excel, ktorý umožňuje audítorom jednoduchú manipuláciu s údajmi a rýchle vykonávanie výpočtov či analýz. Kvalitné a správne formátované podklady uľahčujú nielen audítorskú prácu, ale tiež podporujú transparentnosť a presnosť údajov.

V prípade akýchkoľvek problémov s dostupnosťou podkladov, alebo ak je potrebné zabezpečiť ďalšie informácie, je zásadné, aby klient včas informoval audítora o vzniknutých komplikáciách. Ak sa vyskytnú problémy týkajúce sa kvality alebo úplnosti podkladov, alebo ak zodpovedné osoby v organizácii nie sú schopné zabezpečiť potrebné informácie v stanovenom termíne, je dôležité včas diskutovať o alternatívnych riešeniach. Môže to zahŕňať dohodnutie nového termínu na predloženie podkladov alebo stanovenie ďalšieho postupu, ktorý bude vyhovovať obom stranám. Komunikácia a flexibilita sú v tomto prípade kľúčové, pretože ak nie sú podklady včas a v správnej forme k dispozícii, môže to mať negatívny dopad na priebeh auditu a na jeho celkovú efektívnosť.

Pravidelné monitorovanie a kontrola účtov počas roka sú nevyhnutné pre zabezpečenie plynulosti účtovných procesov a minimalizáciu potenciálnych problémov, ktoré by mohli vzniknúť na konci roka alebo pri hlavnom audite. Aby sa predišlo nepríjemným prekvapeniam, je veľmi dôležité implementovať pravidelný režim odsúhlasovania účtov hlavnej knihy s podpornými (vedľajšími) evidenciami. Odporúča sa mesačne overovať saldá pohľadávok, záväzkov, ako aj zostatky účtov dlhodobého majetku, zásob, bankových účtov, miezd, daní a ostatných pohľadávok či záväzkov. Tento proces umožňuje včasnú identifikáciu nezrovnalostí, ktoré môžu byť spôsobené chybami v účtovaní alebo nesúladom medzi rôznymi účtovnými evidenciami.

Pravidelný a včasný monitoring účtov pomáha znížiť riziko, že sa na konci roka vyskytnú neočakávané rozdiely, ktoré by mohli vyžadovať náročné a časovo zdĺhavé úpravy. Ak takéto rozdiely vzniknú pri uzávierke na konci roka alebo budú identifikované počas hlavného auditu, ich riešenie môže výrazne predĺžiť priebeh auditu. Naopak, včasné zistenie a oprava týchto rozdielov počas roka uľahčuje priebeh auditu a zabezpečuje väčšiu presnosť a spoľahlivosť účtovnej závierky.

Okrem toho je veľmi dôležité, aby bola vopred naplánovaná inventúra zásob, ktorá by mala byť koordinovaná s audítorom, hlavne včasné informovanie audítora o termíne inventúry, aby sa jej mohol zúčastniť.

Nemenej dôležitým aspektom je včasná komunikácia s audítorom v prípade jednorazových alebo neobvyklých transakcií. Ak spoločnosť plánuje transakcie, ktoré sú neštandardné alebo môžu mať zložité daňové, právne alebo účtovné dôsledky, je vhodné obrátiť sa na odborníkov ešte pred ich realizáciou. Včasná konzultácia s odborníkmi v oblasti práva, daní alebo účtovníctva môže pomôcť predísť problémom, ktoré by sa mohli vyskytnúť po transakcii, ako sú nesprávne účtovanie, nevyhovenie regulačným požiadavkám alebo vznik pokút.

Napokon, ak audítor v predchádzajúcom roku vydal list s odporúčaniami a zisteniami, ktoré sa týkali predchádzajúcich auditov, je dôležité preveriť, či boli tieto odporúčania akceptované a implementované. Kontrola prijatých opatrení na základe týchto odporúčaní môže odhaliť, či organizácia zlepšila svoje interné kontrolné mechanizmy alebo odstránila iné zistené nedostatky, prípadne chyby. Okrem toho umožňuje audítorovi vyhodnotiť, či spoločnosť vykonala potrebné kroky na zníženie rizika opakovania rovnakých problémov v budúcnosti, čím sa zvyšuje celková efektívnosť a kvalita auditu.

Na konci roka je nevyhnutné zabezpečiť dôkladnú prípravu a koordináciu všetkých úloh potrebných na finalizáciu účtovníctva a prípravu riadnej účtovnej závierky alebo finančných informácií pre materskú spoločnosť (tzv. reporting package). Odporúčame pripraviť podrobný checklist pre zodpovedných zamestnancov, ktorý jasne definuje úlohy a kroky potrebné na uzatvorenie účtovného obdobia. Tento zoznam by mal obsahovať všetky nevyhnutné procedúry, ktoré sú kľúčové pre správnu prípravu a uzávierku roka, ako aj pre následný audit. S dostatočným predstihom je potrebné naplánovať a rozvrhnúť časové rámce na vykonanie týchto úloh, aby sa predišlo zbytočnému stresu alebo meškaniu pri uzatváraní účtovného obdobia.

Medzi dôležité úlohy, ktoré by mali byť zahrnuté do tohto zoznamu, patrí odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov s tretími stranami a s podnikmi v rámci skupiny. Tento proces by mal zahŕňať nielen potvrdenie zostatkov, ale aj overenie obratu za daný rok, čím sa zabezpečí, že všetky zúčtované pohľadávky a záväzky sú správne a úplné. Takéto odsúhlasenie pomáha minimalizovať riziko nezrovnalostí, ktoré by sa mohli objaviť počas auditu, a poskytuje audítorovi dôkaz o správnosti účtovných zápisov. Podľa audítorských štandardov, audítor musí mať kontrolu nad zasielaním a prijatím konfirmácii. Existujú tri možnosti:

Audítor zvyčajne nepožaduje zasielanie odsúhlasení všetkým protistranám, ale vyberá si štatisticky reprezentatívnu vzorku. Ak spoločnosť zasiela odsúhlasenia všetkým protistranám, je postačujúce ak má audítor pod kontrolou len ním vybranú, reprezentatívnu vzorku, nie je potrebné aby bol súčasťou komunikácie so všetkými obchodnými partnermi.

Ďalšou kľúčovou procedúrou je konfirmácia s bankami, ktorá zahŕňa overenie zostatkov na bankových účtoch, ako aj potvrdenie existujúcich úverov, lízingových zmlúv a iných záväzkov, vrátane podsúvahových (prijaté garancie a pod.). Táto činnosť je zásadná pre overenie správnosti finančných výkazov a zabezpečenie transparentnosti v oblasti finančných transakcií spoločnosti, preto je dôležité, aby tieto informácie boli dostupné včas.

Okrem bankových konfirmácií by sa mali vykonať aj potvrdenia právnych skutočností, ktoré sa týkajú potenciálnych právnych rizík, záväzkov alebo otvorených sporov. Tieto potvrdenia sú nevyhnutné pre správne ocenenie rizík, ktoré by mohli ovplyvniť finančnú situáciu spoločnosti. Právne potvrdenia sú jedným z nástrojov, ktorý pomáha uistiť sa, že spoločnosť zohľadnila akékoľvek nároky vyplývajúce z právnych sporov či iných porušení predpisov a že nie sú opomenuté žiadne záväzky, ktoré by mohli vzniknúť v budúcnosti.

V prípade, že spoločnosť čelí určitým finančným problémom, alebo v prípade, že spoločnosť závisí na finančnej podpore zo strany materskej spoločnosti, je dôležité zabezpečiť aj vyhlásenie o finančnej podpore od materskej spoločnosti. Tento dokument potvrdzuje, že materská spoločnosť je pripravená poskytnúť potrebné financovanie, ak by sa vyskytli problémy s likviditou. Tento krok je zásadný pre zabezpečenie plynulého chodu spoločnosti (going concern).

Všetky tieto úlohy by mali byť naplánované v dostatočnom predstihu, aby sa zabezpečila ich správna realizácia a aby sa predišlo zbytočnému stresu v záverečnej fáze roka.

Ideálne je, ak audítor dostane k auditu finálnu verziu hlavnej knihy a aspoň predbežný návrh účtovnej závierky. Tento stav zabezpečuje, že všetky účtovné operácie sú riadne zaznamenané a zohľadnené pred začiatkom auditu, čo výrazne zjednodušuje celý proces. Avšak v praxi je bežné, že spoločnosti pokračujú v účtovaní aj počas auditu, a to nielen v súvislosti so zisteniami audítora, ale aj v rámci bežného účtovného procesu. Tieto dodatočné účtovné operácie môžu niekedy spôsobiť komplikácie, ak nie sú správne dokumentované a transparentne komunikované s audítorom.

Pre zjednodušenie a efektívnosť auditu by bolo veľmi nápomocné, ak by spoločnosti vedeli poskytnúť podrobný zoznam všetkých účtovných prípadov, ktoré boli vykonané medzi verziou hlavnej knihy predloženej audítorovi na overovanie a finálnou verziou, ktorá slúži ako základ pre zostavenie účtovnej závierky. Tento zoznam by mal zahŕňať všetky účtovné zápisy, ktoré boli vykonané po predložení počiatočnej verzie hlavnej knihy, aby audítor mal prehľad o všetkých zmenách, ktoré sa počas auditu uskutočnili. Týmto spôsobom sa predíde prípadným nejasnostiam alebo nezrovnalostiam medzi rôznymi verziami hlavných kníh.

Vzhľadom na povahu auditu a časové obmedzenia nie je v možnostiach audítora skontrolovať každú verziu hlavnej knihy, ktorú spoločnosť počas auditu spracuje. 

Ďalšou častou komplikáciou, ktorá môže ovplyvniť finalizáciu auditu, je podpis účtovnej závierky. Na vydanie audítorskej správy je nevyhnutné, aby bola účtovná závierka podpísaná štatutárnym orgánom spoločnosti. Tento podpis je zákonnou požiadavkou a potvrdzuje, že štatutárny orgán prevzal zodpovednosť za obsah a správnosť účtovnej závierky. Podpis prokuristom alebo inou osobou, aj keď splnomocnenou na vykonávanie určitých právnych úkonov, nie je právne prípustný, pretože podpísanie účtovnej závierky je výhradne úkonom, ktorý patrí štatutárnemu orgánu spoločnosti. Tieto právne náležitosti musia byť dodržané, pretože inak by účtovná závierka nemohla byť považovaná za platnú.

Dodržanie týchto procesných a právnych požiadaviek je kľúčové pre úspešné dokončenie auditu a vypracovanie audítorskej správy v rámci dohodnutých podmienok a termínov.​​​